EDV und Organisation in der Wahlarztpraxis

Die Frage, ob man EDV in seiner Ordination verwenden will, kann man philosophisch betrachten, oder von der praktischen Seite sehen. Ich möchte mich letzterem zuwenden.

Im Bereich der Ärzte mit Kassenverträgen ist eine EDV gestützte Organisation, Dokumentation und Verrechnung nicht mehr wegzudenken. Insbesondere durch den Einzug der E-card in die Ordinationen der Kassenärzte ist der Prozentsatz der EDV Anwender massiv angestiegen. Wenn auch die E-Card für Wahlarztordinationen derzeit nur in Ausnahmefällen eine sinnvolle Bereicherung darstellt, wird sich mittelfristig daraus jedoch auch ein Nutzen ergeben (elektronisches Rezept, elektronische Bewilligungen, elektronische Zuweisung) Dies wird auch den Stellenwert der EDV in Wahlarztordinationen erhöhen.

Die nachfolgenden Ausführungen sollen zeigen, dass auch bei ein- bis zweimaliger wöchentlicher Ordinationstätigkeit als nebenberuflicher Wahlarzt eine EDV gestützte Kartei- und Patientenverwaltung wesentliche Vorteile bringt. Besonders wichtig ist es gerade in der Wahlarztordination, das wirtschaftliche Risiko zu senken, und die Anschaffungskosten und Erhaltungskosten des EDV Systems zu minimieren.

Kosten
Die Kosten für Karteikarten sind gering, Lagerungsschränke sind erforderlich. Die Kosten für ein EDV System sind beträchtlich höher. Die einfachste Variante ist das Einplatzsystem, mit dem Nachteil, dass Stammdaten vom Arzt selbst erhoben werden müssen.

Die häufigste Form in Wahlarztordinationen ist ein Zweiplatzsystem. Die Kosten für Hardware betragen etwa 3.000 Euro für "no name" Geräte, für Markengeräte entsprechend höher.

Die Kosten für eine Ordinationssoftware liegen bei 2.000 Euro bis jenseits von 10.000 Euro, zusätzlich kommen meist monatliche Kosten für Wartung bzw. Softwareupdates hinzu. Alternativ dazu bieten einige Softwareanbieter eine Mietvariante an. Hier muss man mit Kosten von 75 Euro bis 150 Euro pro Monat rechnen.

Die Einschulung für eine Software ist mit 150 Euro bis 500 Euro zu veranschlagen, abhängig vom notwendigen Zeitaufwand.

Betriebssicherheit
Der Zugriff auf Karteikarten ist jederzeit möglich. Insbesondere nach längerer Ordinationstätigkeit mit vielen Patienten steigt jedoch die Gefahr, dass Karteikarten durch Verreihung nicht aufgefunden werden können.

Für das Funktionieren Ihrer EDV ist eine funktionierende Hardware und eine Stromversorgung erforderlich. Schutz gegen kurze Stromausfälle bietet eine USV Anlage, die eine Verwendung Ihres Computers für 5 - 20 Minuten ohne Strom möglich macht.

Arbeitskomfort für Arzt und Ordinationshilfe
Karteikarten sind leere Blätter und bieten keinen Arbeitskomfort. Doppelte Schreibarbeit ist nötig, wenn Dokumente aus der Hand gegeben werden sollen, da zusätzlich die Dokumentation in der Kartei erforderlich ist.

EDV gestützte Karteiführung ermöglicht die automatische Erstellung aller notwendigen Drucksorten, wenn die Grunddaten erfasst wurden. Stammdaten müssen nur einmal eingegeben werden und können für sämtliche Formulare (Rezepte, Zuweisungen, Verordnungen, Briefe, Honorarnoten,...) ohne zusätzlichen Zeitaufwand verwendet werden.

Die gesamte Honorarverwaltung läuft im Hintergrund, die Verwaltung von offenen Forderungen oder die Etablierung eines Mahnwesens ist relativ einfach.

Platzbedarf, Zugriff auf Patientendaten
Der Platzbedarf ist langfristig bei jedem EDV System geringer, bei Zunahme der Patientenzahl muss keine Erweiterung vorgenommen werden. Insbesondere bei Zunahme der Patientenzahlen kann in der EDV der Aufruf sehr rasch erfolgen, während die Karteikarte manuell gesucht werden muss.

Datensicherheit, Sicherung
Da jede Karteikarte nur einmal vorhanden ist, sind Aufzeichnungen unwiederbringlich verloren, wenn die Karteikarte verloren geht oder verreiht ist.

Voraussetzung für ein hohes Maß an Datensicherheit ist eine regelmäßige Datensicherung.

Grundsätzlich sollte nach jeder Ordination gesichert werden. Mehrere Datensicherungskonzepte sind sehr wichtig. Das Sichern sollte möglichst einfach in der Handhabung sein, bei großen Datenmengen und damit verbundenen langen Sicherungszeiten empfiehlt sich die Installation einer automatischen Sicherungsroutine in den Nachtstunden.

Man kann mobile und stationäre Sicherungsmedien unterscheiden, zu empfehlen sind mindestens ein mobiles und ein stationäres Konzept. So ist es möglich, die Daten auch beispielsweise bei einem Brand oder nach einem Hochwasser auf einem neuen PC ohne Datenverlust neu zu installieren.

Folgende Medien bieten sich an:

• Wechselfestplatte (mobil)
• CD Brenner (mobil, bei großen Datenmengen zu empfehlen)
• DAT Streamer, Streamerband (mobil, für sehr große Datenmengen)
• Zip Drive (mobil, 100 MB bis 750 MB)
• Jazz Drive (mobil)
• USB-Memory Stick (mobil)
• Sicherung auf zweiten PC (stationär)
• Sicherung auf denselben PC (stationär, nicht sehr "sicher")

Alle bisher genannten Medien ermöglichen die Datensicherung erst jeweils nach Ende der Ordination. Das heißt, dass bei einem Festplattenschaden, der während der Ordination auftritt, der betroffene Ordinationstag verloren geht.

Plattenspiegelung (stationär)
Bei einer Plattenspiegelung werden sämtliche Daten gleichzeitig auf 2 Festplatten geschrieben. Bei Crash einer Festplatte arbeitet die andere ohne Datenverlust weiter. Das Teilen einer Festplatte in verschiedene Partitionen ermöglicht KEINE Plattenspiegelung. Eine Plattenspiegelung erfordert ein Betriebssystem, das diese Möglichkeit bietet (XP Professional).

Das persönliche Datensicherungskonzept sollte mit ihrem Softwareanbieter besprochen werden, der je nach Größe der Datenbank entsprechende Vorschläge machen wird.

Qualität der Dokumentation
Die Begehrlichkeit der Patienten hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Die ärztliche Dokumentation ist die einzige Möglichkeit, den Nachweis zu erbringen, dass eine Behandlung indiziert war und auch korrekt durchgeführt wurde.

Hier kann die EDV wertvolle Dienste leisten und dafür sorgen, dass die Dokumentation systematisch und standardisiert aber trotzdem rasch und einfach erfolgt. Eine leere Karteikarte motiviert oft nicht zu einer ausführlichen Dokumentation.

Patientenfreundlichkeit
Schriftstücke wie Arztbriefe, Patientenbriefe und Honorarnoten können EDV gestützt automatisiert erstellt werden und daher dem Patienten sofort mitgegeben werden. Dies erhöht den Servicecharakter einer Ordination.

Organisation in der (Wahlarzt)Ordination
In der optimalen (Wahlarzt)Ordination sollte die Zeit für Verwaltungsaufwand (bei guter Dokumentationsqualität!) minimiert werden, die Zeit für Ihre Patienten maximiert. Gutes Zeitmanagement sowie das Anbieten von Serviceleistungen (Arztbrief, Patientenbrief, Einsendung der Honorarnote bei der Krankenkasse,....) runden den Servicecharakter ab. Weiters sollten patientenbezogene Arbeiten abgeschlossen sein, wenn der Patient die Ordination verlässt, und keine "Nach(t)arbeit" erforderlich machen.

Hardware
Prinzipiell ist zu sagen, dass bei einem PC nicht nur die Taktfrequenz und der Prozessor die Leistung beeinflussen, sondern dass die Gesamtkonfiguration entscheidend ist (Arbeitsspeicher, Grafikkarte,...). Es ist daher von "Superbilligangeboten" dringend abzuraten!

Für die Hardware sollte unbedingt ein Ansprechpartner vorhanden sein, der bei Ausfall des PC wegen Hardwaredefekt die Störung rasch beheben kann. Der Kauf von Hardware in Großmärkten kann dieser Anforderung nicht gerecht werden.

TIPP: Ärgern Sie sich nicht, wenn Ihre EDV Anlage innerhalb von einigen Monaten stark an Wert verliert. Durch die rasche Entwicklung im Hardwarebereich steigt die Leistung der Geräte ständig, sodass "alte" Bauteile rasch im Preis sinken. Hardware lebt im Regelfall 3 - 5 Jahre, deshalb ist es auch möglich, Hardwareinvestitionen steuerlich auf 3 Jahre abzuschreiben.

Software
Die Software sollte einfach und intuitiv handzuhaben sein, ein Maß dafür ist die nötige Einschulungszeit. Bedenken Sie, dass viele Möglichkeiten die Anrwendung oft erschweren. Beachten Sie auch, dass ein gutes EDV System für Kassenärzte nicht in gleichem Maß für Wahlärzte geeignet sein muss.

Simulieren Sie beim Testen eines Programms einen Ordinationsablauf und bedienen Sie dabei den PC selbst, nur so können Sie herausfinden, ob Ihnen die Anwendung zusagt. Besuchen Sie eventuell auch Ordinationen, in denen das EDV System bereits installiert ist, falls dies möglich ist.

Bedenken Sie, dass sie bei Rezeptformularen, Verordnungen und Zuweisungen nicht auf die Formulare der Krankenkassen zurückgreifen können. Es gibt bereits EDV Programme, die diese Formulare selbst generieren. Sie sparen dadurch Anschaffungskosten für Drucksorten und Lagerplatz. Ebenso sollte Ihr Briefkopf bzw. ihr persönliches Logo in das Programm eingebunden werden können bzw. ihr Stempel mit ihrem Logo. Die "persönliche Note" ist vor allem in der Wahlarztordination von großer Bedeutung.

Prüfen Sie, ob die Honorargestaltung sich ausschließlich an den Kassenhonoraren orientiert, oder ob eine völlig freie Honorargestaltung möglich ist. Insbesondere ist es wichtig, dass Sie einem Pauschalpreis beliebig viele Einzelleistungen zuordnen können. Dies ist eine Grundvoraussetzung für die Wahlarztordination, die nicht von allen Anbietern erfüllt wird.

Für weitere Auskünfte stehen sowohl das EDV Referat wie das Wahlarztreferat zur Verfügung.

Dr. Christoph Reisner
Vizepräsident und Leiter des Wahlarztreferats
e-mail: wahlarzt@arztnoe.at